נכון לשנת 2017 בישראל קיים חוק שמחייב את המעסיק לספק לעובד תלוש שכר עם כל אותם נתונים שנקבעו בחוק. אותו תלוש שכר מונפק באמצעות מערכת שכר המותאמת לצרכיו של הארגון המנפיק אותה.
מערכת השכר משמשת לחישוב והנפקה של תלוש השכר לעובד ומהווה כלי הכרחי לבדיקת ההוצאות של אותו ארגון וכן כלי עזר להערכת הרווחיות של המחלקות ושל העובדים באותו ארגון. נכון להיום יש סוגים שונים של מערכות שכר, ביניהן מערכות אינטרנטיות ותוכנות מדף. ככל שהארגון גדול יותר כך גם מערכת השכר שתיבחר לשרת אותו תהיה מורכבת יותר. ככל שהארגון גדול יותר ואותה מערכת שכר הנדרשת לו מורכבת יותר, כך חשוב שהוא יבחר את המערכת המתאימה ביותר לצרכיו רק לאחר שהוא מתייעץ עם חברה שמספקת שירותי ייעוץ מאת מומחים בתחום מערכות שכר, כמו למשל ייעוץ מאת חשבי שכר בכירים.
המערכת תמיד צריכה לכלול את נתוני שכר העובדים, אפשרות של הפקת סוגים שונים של דו"חות, טפסים נפוצים, ניהול השכר ועוד. באם הארגון בוחר תוכנת שכר שמתאימה לארגון, אותו חשב שכר בכיר של הארגון יוכל להשתמש בה לניטור מדויק של ניהול השכר, דבר שיצמצם את הטעויות באופן ניכר וייעל את תהליך חישוב השכר וכל הקשור אליו. בתקופה האחרונה רוב החברות בוחרות את תוכנת השכר המתאימה להם לאחר התייעצות עם מומחים בתחום וזאת על מנת למזער את הסיכון שמא המערכת בה הם יבחרו לא תתאים במאת האחוזים לצרכי החברה. בסיום יום, רוב החברות בוחרות תוכנת חישוב שכר שכוללת אפשרות של הנפקת דו"חות, שכוללת פונקציות חישוב מתקדמות שמאפשרות לחשב את שכרם של עובדים בהתאם לחוזה העבודה שהחברה חתמה מולם וכזו המאפשרת חישוב שכר אוטומטי בכל הקשור אל ימי מחלה, מילואים, דמי לידה, מסד נתונים והפקת תלוש שכר מפורט לכל עובד.
לסיכום, מערכת שכר המתאימה לארגון היא מערכת הזוכה להערכה לא רק על ידי אותו חשב שכר בכיר שעובד בארגון אלא גם על ידי מנהלי החברה והעובדים בה וזאת משום שהיא מאפשרת חישוב שכר מדויק, דו"חות מסודרים ופירוט ברור בכל תלוש שכר. בכדי להגיע לתוצאות אלו תמיד חשוב לפנות צעד קודם לבחירת מערכת השכר למלווים מקצועיים בתחום שיעזרו לכם עם כל הקשור אל בחירת המערכת, כתיבת מסמך הדרישות של המערכת, סגירת חוזה אל מול הספק המתאים ועריכת בדיקות של המערכת עד עלייתה לאוויר ותחילת השימוש בה. בהצלחה!
